Expertengespräche gehören zu den schnellsten Wegen, einen Markt, eine Technologie oder die Kunden eines Wettbewerbers zu verstehen. Sie bergen aber auch echte Risiken, wenn sie nachlässig geführt werden. Ein Experte, der vertrauliche Informationen seines aktuellen Arbeitgebers preisgibt, oder ein Gespräch, das in Themen abdriftet, über die der Experte nicht sprechen sollte, kann für alle Beteiligten Probleme verursachen.

Die meisten Kunden wissen das im Prinzip. Weniger wissen, welche Fragen sie ihrem Anbieter stellen sollten, bevor das erste Gespräch gebucht wird. Hier sind die Fragen, die unserer Meinung nach am wichtigsten sind.

Wer ist der Experte, und woher wissen Sie das?

Compliance beginnt bei der Identität. Wenn Sie nicht sicher sein können, dass die Person im Gespräch die ist, die sie vorgibt zu sein, hält nichts anderes im Prozess.

  • Wie wird die Identität des Experten verifiziert? Fragen Sie, ob der Anbieter den beruflichen Werdegang anhand unabhängiger Quellen prüft und sich nicht nur auf ein selbst ausgefülltes Profil verlässt.
  • Wird der aktuelle Arbeitgeber offengelegt? Sie sollten wissen, ob der Experte derzeit für ein Unternehmen arbeitet, das für Ihre Fragestellung relevant ist, und in welcher Funktion.
  • Wann haben sie frühere Arbeitgeber verlassen? Daten sind wichtig. Wer ein Unternehmen letzten Monat verlassen hat, ist in einer ganz anderen Position als jemand, der vor drei Jahren gegangen ist.

Unserer Erfahrung nach deckt ein kurzes, einheitliches Prüfgespräch vor der Vorstellung des Experten die meisten Probleme auf, die ein schriftliches Profil übersehen würde.

Wozu hat sich der Experte verpflichtet?

Jeder Experte sollte vor jedem Einsatz bestätigen, dass er die Regeln versteht. Eine einmalige Unterschrift bei der Registrierung reicht nicht, denn Umstände ändern sich.

Fragen, die sich lohnen:

  • Bestätigt der Experte für jedes Projekt, dass er an keine Vereinbarung gebunden ist, die seine Teilnahme ausschließt?
  • Bestätigen sie, dass sie keine vertraulichen Informationen und keine wesentlichen nicht öffentlichen Informationen weitergeben?
  • Wird ihnen gesagt, dass sie eine Frage ablehnen oder das Gespräch jederzeit beenden können?
  • Wird geprüft, ob ihr aktueller Arbeitgeber eine Genehmigung für externe Beratungstätigkeiten verlangt?

Die Antworten sollten dokumentiert und Ihnen bei Bedarf zugänglich sein.

Welche Experten sind standardmäßig ausgeschlossen?

Ein solider Compliance-Prozess verlässt sich nicht nur auf Einzelfallentscheidungen von Gespräch zu Gespräch. Er legt klare Ausschlüsse im Voraus fest. Typische Beispiele sind:

  • Aktuelle Mitarbeitende des Unternehmens, das Gegenstand der Untersuchung ist, es sei denn, der Kunde hat ausdrücklich etwas anderes vereinbart und der Arbeitgeber des Experten erlaubt es.
  • Amtsträger und Beschäftigte von Behörden, für die meist strenge Regeln zu Nebentätigkeiten gelten.
  • Personen in Rollen mit direktem Zugang zu sensiblen Finanzinformationen über börsennotierte Unternehmen, etwa in der Nähe von Ergebnisveröffentlichungen oder größeren Transaktionen.
  • Alle, die an einer laufenden Transaktion beteiligt sind, die für die Fragestellung des Kunden relevant ist.

Fragen Sie Ihren Anbieter nach seiner Ausschlussliste und wie sie angewendet wird. Kann er das nicht klar beschreiben, ist das bereits ein Signal.

Was passiert während und nach dem Gespräch?

Compliance endet nicht mit der Buchung des Gesprächs. Auch Kunden sollten ihre eigenen Pflichten kennen.

  1. Briefing der interviewenden Person. Ihr Team sollte wissen, dass es keine vertraulichen Daten erfragen darf, etwa unveröffentlichte Zahlen, Preisvereinbarungen oder Details zu namentlich genannten Kunden.
  2. Begleitung. Bei sensiblen Themen wünschen manche Kunden, dass eine Compliance-Begleitung am Gespräch teilnimmt oder Gespräche mit Einwilligung aufgezeichnet werden. Prüfen Sie, ob das möglich ist.
  3. Ein Gespräch abbrechen. Vereinbaren Sie vorab, was passiert, wenn das Gespräch in riskantes Terrain gerät. Der Interviewer sollte sich frei fühlen, umzulenken oder das Gespräch zu beenden.
  4. Aufzeichnungen. Fragen Sie, was gespeichert wird, wie lange und wer darauf zugreifen kann. Personenbezogene Daten über Experten sollten den Grundsätzen der DSGVO folgen, einschließlich einer klaren Rechtsgrundlage und angemessener Aufbewahrungsfristen.

Umfragen und Gruppensitzungen

Compliance-Prüfungen fallen bei Umfragen oder Gruppensitzungen manchmal lockerer aus als bei 1:1-Gesprächen. Das sollten sie nicht. Es gelten dieselben Fragen zu Identität, Interessenkonflikten mit dem Arbeitgeber und vertraulichen Informationen, und in Gruppen kommt eine weitere hinzu: Experten sollten einander nicht identifizieren können, es sei denn, alle haben zugestimmt.

Fragen Sie bei Beratungspanels, die über Monate laufen, wie oft Experten ihren Status erneut bestätigen. Ein Panelmitglied, das mitten im Projekt den Job wechselt, ist möglicherweise nicht mehr geeignet.

Eine kurze Checkliste für Ihr nächstes Gespräch mit einem Anbieter

  • Wie verifizieren Sie Identität und Anstellung?
  • Was bestätigt der Experte vor jedem Projekt?
  • Welche Kategorien von Experten schließen Sie standardmäßig aus?
  • Welche Unterstützung bieten Sie bei sensiblen Gesprächen?
  • Wie gehen Sie mit Expertendaten gemäß DSGVO um?
  • An wen wende ich mich, wenn etwas schiefläuft?

Ihr eigenes Compliance-Team hat möglicherweise zusätzliche Anforderungen, und die Regeln variieren je nach Branche und Land. Es lohnt sich daher, das Team frühzeitig einzubinden und nicht erst nach dem ersten Call.

Zusammenarbeit mit xplr.ai

Wir führen vor jeder Vermittlung eine Compliance-Prüfung jedes Experten durch und erläutern Ihrem Compliance-Team den Prozess gern im Detail. Wenn ein Projekt ansteht, nennen Sie uns die Fragestellung und wir zeigen Ihnen, wie wir vorgehen würden.