Ausgelagerte Lead Generation scheitert oft an derselben Stelle. Die Agentur meldet eine Anzahl gebuchter Termine. Das Vertriebsteam sagt, die Hälfte davon war Zeitverschwendung. Beide Seiten sind frustriert, und niemand hat zu Beginn vereinbart, wie ein guter Termin eigentlich aussieht.

Die Lösung ist einfach, erfordert aber Disziplin: Definieren Sie einen qualifizierten Termin schriftlich, bevor die Ansprache beginnt.

Warum die Definition so wichtig ist

Ein Termin ist nur dann wertvoll, wenn die richtige Person mit einem echten Gesprächsanlass teilnimmt. Ohne gemeinsame Definition füllt jede Seite die Lücke mit eigenen Annahmen. Das Outreach-Team optimiert auf Termine, die sich leicht buchen lassen. Das Vertriebsteam erwartet Termine mit Käufern, die bereit sind, über einen Abschluss zu sprechen.

Eine schriftliche Definition schützt beide Seiten. Sie sagt dem Outreach-Team genau, worauf es hinarbeiten soll, und gibt dem Kunden eine faire Grundlage, jeden Termin anzunehmen oder abzulehnen.

Die Kriterien, die es zu vereinbaren lohnt

Die meisten guten Definitionen decken vier Bereiche ab.

1. Das Unternehmen

  • Branche und Teilbranche.
  • Unternehmensgröße nach Mitarbeitenden oder Umsatzklasse.
  • Länder oder Regionen.
  • Etwaige Ausschlüsse, etwa Bestandskunden, offene Opportunities oder Wettbewerber.

2. Die Person

  • Funktion und Seniorität, idealerweise mit Beispieltiteln in jeder Landessprache.
  • Ihre Rolle in der Kaufentscheidung: Entscheider, Budgetverantwortlicher, Beeinflusser oder Nutzer.
  • Ob ein Teilnehmer genügt oder eine bestimmte Rolle anwesend sein muss.

3. Der Bedarf

  • Welches Problem oder Interesse muss der Interessent bestätigt haben?
  • Ist ein Zeitrahmen erforderlich, etwa ein geplantes Projekt in den nächsten zwölf Monaten?
  • Spielt ein laufender Vertrag oder eine bestehende Lieferantenbeziehung eine Rolle?

4. Der Termin selbst

  • Format und Dauer: Videocall, Telefon oder persönlich.
  • Sprache des Termins.
  • Was dem Interessenten in Aussicht gestellt wurde und worüber er zu sprechen bereit ist.
  • Ein bestätigter Termin mit Datum und Uhrzeit, im Kalender des Interessenten angenommen.

Regeln für strittige Termine vereinbaren

Selbst mit einer guten Definition laufen manche Termine nicht wie geplant. Vereinbaren Sie im Voraus, wie damit umgegangen wird:

  1. No-Shows. Versucht das Outreach-Team, einen neuen Termin zu vereinbaren, und innerhalb welcher Frist?
  2. Kurzfristiger Ersatz. Zählt der Termin, wenn stattdessen eine Kollegin oder ein Kollege mit weniger Erfahrung teilnimmt?
  3. Reklamationsfrist. Wie viele Tage nach dem Termin hat der Kunde Zeit, zu melden, dass dieser die Kriterien nicht erfüllt hat?
  4. Nachweise. Welche Notizen aus dem Buchungsgespräch werden geteilt, damit beide Seiten sehen, was der Interessent bestätigt hat?

Diese Regeln sind vor allem dann wichtig, wenn die Preisgestaltung an Termine gekoppelt ist. Klare Regeln vermeiden spätere Unstimmigkeiten und halten den Fokus auf den Ergebnissen.

Strenge und Volumen in Balance bringen

Es gibt einen Zielkonflikt. Je enger die Kriterien, desto weniger Termine sind möglich und desto länger dauert es, jeden einzelnen zu vereinbaren. Eine Definition, die einen Budgetverantwortlichen auf C-Level mit einem genehmigten Projekt im nächsten Quartal verlangt, ergibt in einem kleinen Markt womöglich nur sehr wenige Termine.

Unserer Erfahrung nach hilft Folgendes:

  • Trennen Sie Muss-Kriterien von Kann-Kriterien.
  • Starten Sie mit einem Pilotprojekt in ein oder zwei Märkten und werten Sie die Ergebnisse nach den ersten Wochen gemeinsam aus.
  • Passen Sie die Definition an das an, was das Vertriebsteam in den ersten Terminen lernt.
  • Geben Sie zu jedem Termin Feedback, ob gut oder schlecht, damit das Outreach-Team seine Zielgruppenansprache verfeinern kann.

Schriftlich festhalten und aktuell halten

Die Definition sollte ein kurzes Dokument sein, das beide Teams freigegeben haben, kein E-Mail-Verlauf. Überprüfen Sie sie, wenn sich Angebot, Zielmarkt oder Vertriebsprioritäten ändern. Eine Definition, die zum Start richtig war, muss drei Monate später vielleicht angepasst werden.

Die Ansprache sollte zudem die lokalen Regeln zum B2B-Direktmarketing einhalten, die sich in Europa unterscheiden. Prüfen Sie die aktuellen Anforderungen für jedes Land mit Ihrem Rechts- oder Compliance-Team.

Kriterien mit xplr.ai vereinbaren

Jedes unserer Lead-Generation-Projekte beginnt mit einer schriftlichen Definition eines qualifizierten Termins, die wir mit Ihrem Vertriebsteam abstimmen, bevor unsere muttersprachlichen Caller den ersten Kontakt aufnehmen. Wenn Sie Outreach in einem neuen europäischen Markt planen, erarbeiten wir die Kriterien gern gemeinsam mit Ihnen.