Manche Besetzungen auf Führungsebene lassen sich nicht öffentlich ankündigen. Der aktuelle Stelleninhaber weiß vielleicht nicht, dass er ersetzt wird, die Position ist Teil einer noch nicht kommunizierten Umstrukturierung, oder das Unternehmen möchte schlicht nicht, dass Wettbewerber seine Strategie aus einer Stellenanzeige ablesen. In solchen Fällen ist eine vertrauliche Suche der einzig sinnvolle Weg.

Vertraulichkeit verändert, wie die Suche durchgeführt wird, nicht ihr Ziel. So läuft der Prozess in der Regel ab, vom ersten Gespräch bis zum unterschriebenen Angebot.

Bevor jemand angesprochen wird

Schritt 1: Festlegen, wer was weiß

Bevor jemand angesprochen wird, legen wir einen kleinen internen Kreis fest. In der Regel sind das CEO oder Vorsitz, die einstellende Führungskraft, falls jemand anderes, eine Ansprechperson aus HR und manchmal ein Board-Mitglied. Alle anderen bleiben außen vor, bis die Besetzung feststeht.

Außerdem vereinbaren wir praktische Details, die leicht übersehen werden:

  • Ein Codename für das Projekt, der in E-Mails, Kalendereinladungen und Dateinamen verwendet wird
  • Wo Dokumente gespeichert werden und wer Zugriff hat
  • Wie Interviewräume oder Videocalls gebucht werden, ohne Aufmerksamkeit zu erregen
  • Was passiert, wenn die Suche durchsickert, und wer kümmert sich um die Reaktion?

Schritt 2: Ein anonymisiertes Briefing verfassen

Das vollständige Briefing bleibt intern. Für die Ansprache erstellen wir eine kürzere, anonymisierte Version, die Rolle, Unternehmensgröße, Branche und Standort beschreibt, ohne das Unternehmen zu nennen. Sie muss konkret genug sein, um starke Kandidaten zu interessieren, und vage genug, dass sie sich nicht ohne Weiteres zurückverfolgen lässt.

Unserer Erfahrung nach konzentrieren sich die besten anonymisierten Briefings auf das Problem, das die Person lösen soll: „ein gründergeführtes Industrieunternehmen, das sich auf seine nächste Wachstumsphase vorbereitet“ ist überzeugender als eine Liste allgemeiner Anforderungen und verrät sehr wenig.

Die Suche diskret durchführen

Schritt 3: Den Markt diskret sondieren

Vertrauliche Suchen beruhen auf Direktrecherche statt auf Anzeigen. Wir erstellen eine Zielliste von Unternehmen und Personen und arbeiten sie mit diskreten, persönlichen Ansprachen ab. Unsere lokalen Recruiter in jedem Markt sind dabei eine große Hilfe, denn sie wissen, wer für einen Wechsel offen sein könnte und wie man das Gespräch in der richtigen Sprache und im richtigen Ton beginnt.

In dieser Phase erfahren Kandidaten nur, was im anonymisierten Briefing steht. Den Namen des Kunden erhalten sie erst, wenn sie echtes Interesse gezeigt und gegebenenfalls eine Vertraulichkeitsvereinbarung unterzeichnet haben.

Schritt 4: Den Kunden schrittweise offenlegen

Die Offenlegung erfolgt schrittweise und nur gegenüber Kandidaten, die sich im Prozess dafür qualifiziert haben:

  1. Erstes Gespräch: anonymisierte Rolle, Verantwortungsbereich und Gründe, warum sie passen könnte.
  2. Zweites Gespräch: vertiefte Besprechung von Werdegang, Motivation und Passung, weiterhin ohne Namensnennung.
  3. NDA und Offenlegung: Sobald beide Seiten weitermachen möchten, wird der Kunde genannt und es werden ausführlichere Informationen geteilt.
  4. Kundeninterviews: In der Regel mit einer kleinen, sorgfältig terminierten Shortlist.

Vertraulichkeit gilt in beide Richtungen. Kandidaten auf Führungsebene sind oft in fester Anstellung und ebenso daran interessiert, ihr Interesse für sich zu behalten. Lebensläufe und persönliche Daten werden nur mit Zustimmung der Kandidaten an den Kunden weitergegeben, und wir sagen ihnen genau, wer was zu sehen bekommt.

Schritt 5: Sorgfältig bewerten, Referenzen einholen und abschließen

Die Auswahl folgt derselben Struktur wie jede Executive Search: strukturierte Interviews, wo sinnvoll eine Fallstudie oder Präsentation, und Gespräche mit dem erweiterten Führungsteam, sobald der Kreis erweitert werden kann.

Referenzen erfordern besondere Sorgfalt. Formelle Referenzen werden meist spät und mit Zustimmung des Kandidaten eingeholt, und niemals beim aktuellen Arbeitgeber ohne ausdrückliche Erlaubnis. Informelle Erkundigungen müssen diskret erfolgen, damit keine Seite bloßgestellt wird.

Planen Sie schließlich die Bekanntgabe, bevor das Angebot unterschrieben ist. Denken Sie an Kündigungsfristen, die auf Senior-Ebene meist länger sind und je nach Land und Vertrag variieren, an den Zeitpunkt interner Veränderungen und daran, wie die Nachricht Team, Kunden und Investoren erreicht. Prüfen Sie die aktuellen lokalen Regeln zu Kündigungsfristen und Wettbewerbsverboten, bevor Sie Termine festlegen.

Woran vertrauliche Suchen scheitern

  • Der eingeweihte Kreis wächst unbemerkt, weil immer mehr Personen in E-Mails in Kopie gesetzt werden
  • Das anonymisierte Briefing ist so vage, dass gute Kandidaten es ignorieren
  • Zu viele Kandidaten erfahren den Namen des Kunden zu früh
  • Niemand hat geplant, was zu sagen ist, wenn die Suche bekannt wird

All das lässt sich mit einem klaren Prozess vermeiden, der zu Beginn vereinbart wird.

Zusammenarbeit mit xplr.ai

Wenn Sie eine Führungsposition besetzen müssen, ohne sie öffentlich zu machen, können unsere lokalen Recruiter eine diskrete Suche in mehreren europäischen Märkten unter einem einzigen Vertrag durchführen. Gern besprechen wir mit Ihnen, wie der Prozess in Ihrer Situation aussehen würde.