Wenn Sie sich entscheiden, in einem neuen Land einzustellen, lautet eine der ersten Fragen, wie Sie die Mitarbeitenden dort überhaupt beschäftigen. Die zwei gängigsten Wege sind ein Employer of Record oder eine eigene lokale Gesellschaft. Beides kann gut funktionieren. Die richtige Wahl hängt davon ab, wie viele Personen Sie einstellen möchten, wie schnell und wie lange Sie bleiben wollen.

Was ein Employer of Record leistet

Ein Employer of Record, oft kurz EOR genannt, ist ein Unternehmen, das Mitarbeitende in Ihrem Auftrag rechtlich in einem Land beschäftigt, in dem Sie keine Gesellschaft haben. Die Mitarbeitenden arbeiten im Alltag für Sie, formaler Arbeitgeber ist jedoch der EOR.

Der EOR übernimmt in der Regel:

  • Arbeitsverträge, die den lokalen Anforderungen entsprechen
  • Lohnabrechnung, Lohnsteuerabzug und Sozialversicherungsbeiträge
  • Gesetzliche Leistungen und Pflichtversicherungen
  • Lokale Personaladministration, etwa Urlaubsverwaltung und Vertragsänderungen

Sie bleiben verantwortlich für die Steuerung der Arbeit, das Setzen von Zielen und die Entscheidung, wen Sie einstellen. Dem EOR zahlen Sie zusätzlich zu den Beschäftigungskosten eine Servicegebühr.

Wann ein Employer of Record sinnvoll ist

Unserer Erfahrung nach ist ein EOR in diesen Situationen meist eine gute Wahl:

  1. Sie testen einen Markt. Sie möchten einige Personen einstellen und sehen, wie es läuft, bevor Sie sich langfristig binden.
  2. Sie müssen schnell handeln. Einstellungen über einen EOR können deutlich schneller gehen als die Registrierung einer Gesellschaft, die Einrichtung der Lohnabrechnung und die Eröffnung von Bankkonten.
  3. Sie stellen ein oder zwei Personen ein. Bei wenigen Einstellungen lassen sich Kosten und Aufwand einer eigenen Gesellschaft oft kaum rechtfertigen.
  4. Sie stellen in vielen Ländern ein. Wenn Ihr Team verteilt ist, kann eine einzige EOR-Beziehung einfacher sein als mehrere Gesellschaften.

Wann eine lokale Gesellschaft sinnvoller ist

Eine Gesellschaft ist Ihr eigenes, im Land registriertes Unternehmen. Die Gründung dauert länger und erfordert laufende Unterstützung bei Buchhaltung, Lohnabrechnung, Recht und Steuern. Im Gegenzug haben Sie die volle Kontrolle.

Eine lokale Gesellschaft ist meist eine Überlegung wert, wenn:

  • Sie planen ein Team nennenswerter Größe, bei dem sich die EOR-Gebühren summieren
  • Sie möchten lokale Handelsverträge abschließen, ein Büro anmieten oder lokalen Kunden Rechnungen stellen
  • Sie möchten volle Kontrolle über Beschäftigungsbedingungen, Zusatzleistungen und HR-Richtlinien
  • Sie planen, langfristig im Land zu bleiben

Ab wann sich eine eigene Gesellschaft wirtschaftlich lohnt, hängt vom Land und vom Anbieter ab. Es lohnt sich daher, beide Optionen mit einem Berater durchzurechnen, statt sich auf eine Faustregel zu verlassen.

Risiken und praktische Punkte, die Sie prüfen sollten

Unabhängig vom gewählten Weg verdienen einige Punkte Aufmerksamkeit:

  • Betriebsstätte. Wenn Personen in einem Land für Sie tätig sind, kann unter Umständen eine steuerpflichtige Präsenz entstehen. Holen Sie steuerlichen Rat ein, besonders wenn Mitarbeitende vor Ort Verträge unterzeichnen oder Umsatz erzielen.
  • Falsche Einstufung von Auftragnehmern. Wer Personen als Freelancer beauftragt, obwohl das Verhältnis einer Anstellung gleicht, riskiert Sanktionen. Für langfristige Vollzeitstellen ist ein EOR oder eine eigene Gesellschaft meist die sicherere Wahl.
  • Geistiges Eigentum. Stellen Sie sicher, dass Verträge die Arbeitsergebnisse eindeutig Ihrem Unternehmen zuordnen, besonders bei Nutzung eines EOR.
  • Spätere Überführung von Mitarbeitenden. Wenn Sie mit einem EOR starten und später eine Gesellschaft gründen, müssen die Mitarbeitenden wechseln. Planen Sie, wie das ablaufen und wie es kommuniziert werden soll.

Arbeits- und Steuerrecht unterscheiden sich von Land zu Land und ändern sich im Lauf der Zeit. Prüfen Sie daher immer die aktuellen lokalen Anforderungen mit einem qualifizierten Berater, bevor Sie entscheiden.

Welche Rolle Recruiting spielt

Das Beschäftigungsmodell beeinflusst, wie Sie einstellen. Kandidaten werden fragen, wer ihr Arbeitgeber ist, welche Leistungen sie erhalten und wie sicher die Konstellation ist. Wer das schon im ersten Gespräch klar beantwortet, schafft Vertrauen, besonders in Märkten, in denen Kandidaten es gewohnt sind, zwischen mehreren Angeboten zu wählen. Außerdem lohnt es sich, das Modell festzulegen, bevor das Sourcing beginnt. So verzögern sich Angebote nicht, während die Struktur noch finalisiert wird.

Nächste Schritte

Wir arbeiten mit dem Beschäftigungsmodell, das Sie wählen, ob EOR oder eigene Gesellschaft. Wenn Sie Ihre ersten Einstellungen in einem neuen Land planen, helfen Ihnen unsere lokalen Recruiter, den Markt zu verstehen und vom ersten Tag an die richtigen Menschen zu erreichen.