Expertgesprekken zijn een van de snelste manieren om een markt, een technologie of de klanten van een concurrent te begrijpen. Ze brengen ook echte risico's met zich mee als ze slordig worden gevoerd. Een expert die vertrouwelijke informatie van een huidige werkgever deelt, of een gesprek dat afdwaalt naar onderwerpen waarover de expert niet mag praten, kan voor alle betrokkenen problemen opleveren.

De meeste klanten weten dit in principe. Minder klanten weten welke vragen ze hun aanbieder moeten stellen voordat het eerste gesprek wordt ingepland. Dit zijn de vragen die volgens ons het belangrijkst zijn.

Wie is de expert, en hoe weet je dat?

Compliance begint bij identiteit. Als je er niet zeker van kunt zijn dat de persoon aan de lijn is wie hij of zij zegt te zijn, houdt niets anders in het proces stand.

  • Hoe wordt de identiteit van de expert geverifieerd? Vraag of de aanbieder de werkgeschiedenis toetst aan onafhankelijke bronnen, en niet alleen aan een zelf ingevuld profiel.
  • Wordt de huidige werkgever vermeld? Je moet weten of de expert momenteel werkt voor een bedrijf dat relevant is voor je vraag, en in welke functie.
  • Wanneer zijn ze bij eerdere werkgevers vertrokken? Data zijn belangrijk. Iemand die vorige maand bij een bedrijf is vertrokken, zit in een heel andere positie dan iemand die drie jaar geleden vertrok.

In onze ervaring vangt een korte, consistente screeningscall voordat de expert wordt voorgesteld de meeste problemen af die een schriftelijk profiel zou missen.

Waarmee heeft de expert ingestemd?

Elke expert moet vóór elke opdracht bevestigen dat hij of zij de regels begrijpt. Eén handtekening bij de registratie is niet genoeg, want omstandigheden veranderen.

Vragen die het stellen waard zijn:

  • Bevestigt de expert per project dat hij of zij niet gebonden is aan een overeenkomst die deelname verhindert?
  • Bevestigen ze dat ze geen vertrouwelijke informatie of koersgevoelige informatie delen?
  • Wordt ze eraan herinnerd dat ze een vraag mogen weigeren of het gesprek op elk moment mogen beëindigen?
  • Wordt er gecontroleerd of hun huidige werkgever goedkeuring vereist voor externe consultancy?

De antwoorden moeten worden vastgelegd en indien nodig voor je beschikbaar zijn.

Welke experts worden standaard uitgesloten?

Een gedegen complianceproces vertrouwt niet alleen op een oordeel per gesprek. Het legt vooraf duidelijke uitsluitingen vast. Typische voorbeelden zijn:

  • Huidige medewerkers van het bedrijf waar het onderzoek over gaat, tenzij de klant hier specifiek mee heeft ingestemd en de werkgever van de expert het toestaat.
  • Ambtenaren en medewerkers van overheidsinstanties, waar de regels voor nevenwerkzaamheden meestal streng zijn.
  • Mensen in functies met directe toegang tot gevoelige financiële informatie over beursgenoteerde bedrijven, zoals medewerkers die dicht bij de resultaten of grote transacties zitten.
  • Iedereen die betrokken is bij een lopende transactie die relevant is voor de vraag van de klant.

Vraag je aanbieder om de uitsluitingslijst en hoe die wordt toegepast. Kan de aanbieder dat niet helder uitleggen, dan zegt dat al genoeg.

Wat gebeurt er tijdens en na het gesprek?

Compliance stopt niet zodra het gesprek is ingepland. Klanten moeten ook hun eigen verplichtingen begrijpen.

  1. De interviewer briefen. Je team moet weten dat het niet om vertrouwelijke gegevens vraagt, zoals ongepubliceerde cijfers, prijsafspraken of details over bij naam genoemde klanten.
  2. Chaperonnage. Bij gevoelige onderwerpen vragen sommige klanten om een compliance-chaperone die aansluit, of om gesprekken met toestemming op te nemen. Ga na of dit mogelijk is.
  3. Een gesprek stoppen. Spreek vooraf af wat er gebeurt als het gesprek op riskant terrein komt. De interviewer moet zich vrij voelen om het bij te sturen of te beëindigen.
  4. Dossiers. Vraag wat er wordt bewaard, hoe lang en wie er toegang toe heeft. Persoonsgegevens over experts moeten de AVG-beginselen volgen, waaronder een duidelijke rechtsgrond en redelijke bewaartermijnen.

Surveys en groepssessies

Compliancechecks zijn bij surveys of groepssessies soms lichter dan bij 1-op-1-gesprekken. Dat zou niet zo moeten zijn. Dezelfde vragen over identiteit, belangenconflicten met de werkgever en vertrouwelijke informatie zijn van toepassing, en groepssessies voegen er nog een aan toe: experts mogen elkaar niet kunnen identificeren, tenzij iedereen daarmee heeft ingestemd.

Vraag bij adviespanels die maanden lopen hoe vaak experts hun status opnieuw bevestigen. Een panellid dat halverwege het project van baan wisselt, komt mogelijk niet meer in aanmerking.

Een korte checklist voor je volgende gesprek met een aanbieder

  • Hoe verifiëren jullie identiteit en dienstverband?
  • Wat bevestigt de expert vóór elk project?
  • Welke categorieën experts sluiten jullie standaard uit?
  • Welke ondersteuning bieden jullie bij gevoelige gesprekken?
  • Hoe gaan jullie onder de AVG om met gegevens van experts?
  • Met wie neem ik contact op als er iets misgaat?

Je eigen complianceteam kan aanvullende eisen hebben, en regels verschillen per sector en land. Betrek het team dus liever vroeg dan pas na het eerste gesprek.

Samenwerken met xplr.ai

We voeren vóór elke introductie compliancechecks uit op iedere expert en lichten het proces graag toe aan je complianceteam. Staat er een project op stapel, vertel ons dan de vraag en wij vertellen je hoe we die zouden aanpakken.