Als je besluit in een nieuw land te gaan werven, is een van de eerste vragen hoe je daar mensen daadwerkelijk in dienst neemt. De twee meest gebruikte routes zijn een employer of record of een eigen lokale entiteit. Beide kunnen goed werken. De juiste keuze hangt af van hoeveel mensen je wilt aannemen, hoe snel en hoe lang je verwacht te blijven.
Wat een employer of record doet
Een employer of record, vaak EOR genoemd, is een bedrijf dat namens jou juridisch werkgever is van mensen in een land waar je geen entiteit hebt. De medewerker werkt dagelijks voor jou, maar de EOR is de formele werkgever.
De EOR regelt doorgaans:
- Arbeidsovereenkomsten die voldoen aan de lokale vereisten
- Salarisadministratie, inhouding van loonbelasting en sociale premies
- Wettelijke voorzieningen en verplichte verzekeringen
- Lokale HR-administratie, zoals verlofregistratie en contractwijzigingen
Jij blijft verantwoordelijk voor het aansturen van het werk, het stellen van doelen en de keuze wie je aanneemt. Je betaalt de EOR een servicefee bovenop de loonkosten.
Wanneer een employer of record zinvol is
Volgens onze ervaring is een EOR in deze situaties meestal een goede keuze:
- Je test een markt. Je wilt een paar mensen aannemen en kijken hoe het gaat voordat je een langetermijnverplichting aangaat.
- Je moet snel schakelen. Aannemen via een EOR kan veel sneller gaan dan een entiteit registreren, een salarisadministratie opzetten en bankrekeningen openen.
- Je neemt een of twee mensen aan. Bij een klein aantal aannames zijn de kosten en moeite van een eigen entiteit vaak moeilijk te rechtvaardigen.
- Je werft in veel landen. Is je team verspreid, dan kan één EOR-relatie eenvoudiger zijn dan meerdere entiteiten.
Wanneer een lokale entiteit zinvoller is
Een entiteit is je eigen geregistreerde bedrijf in het land. Het opzetten duurt langer en vraagt doorlopend ondersteuning bij boekhouding, salarisadministratie, juridische zaken en belastingen. Daar staat volledige zeggenschap tegenover.
Een lokale entiteit is meestal het overwegen waard als:
- Je wilt een team van serieuze omvang opbouwen, waarbij de EOR-kosten oplopen
- Je wilt lokale commerciële contracten afsluiten, een kantoor huren of lokale klanten factureren
- Je wilt volledige controle over arbeidsvoorwaarden, secundaire voorwaarden en HR-beleid
- Je verwacht voor de lange termijn in het land te blijven
Het punt waarop een entiteit voordeliger wordt, verschilt per land en per aanbieder. Het loont dus om beide opties met een adviseur door te rekenen in plaats van op een vuistregel te vertrouwen.
Risico's en praktische punten om na te gaan
Welke route je ook kiest, een paar punten verdienen aandacht:
- Vaste inrichting. Als er mensen in een land voor je werken, kan dat in sommige gevallen een belastbare aanwezigheid opleveren. Win belastingadvies in, vooral als medewerkers lokaal contracten tekenen of omzet genereren.
- Verkeerde classificatie van contractors. Mensen als freelancer inzetten terwijl de relatie op een dienstverband lijkt, kan tot boetes leiden. Een EOR of eigen entiteit is meestal veiliger voor langdurige, voltijdse functies.
- Intellectueel eigendom. Zorg dat contracten het werk duidelijk aan je bedrijf toewijzen, vooral als je een EOR gebruikt.
- Mensen later overzetten. Begin je met een EOR en richt je later een entiteit op, dan moeten medewerkers overstappen. Bepaal vooraf hoe dat gaat en hoe je het communiceert.
Arbeids- en belastingregels verschillen per land en veranderen in de loop der tijd. Controleer daarom altijd de actuele lokale vereisten met een gekwalificeerde adviseur voordat je beslist.
Hoe recruitment hierin past
Het arbeidsmodel bepaalt hoe je werft. Kandidaten willen weten wie hun werkgever is, welke secundaire arbeidsvoorwaarden ze krijgen en hoe zeker de constructie is. Als je daar vanaf het eerste gesprek duidelijk over bent, wek je vertrouwen, vooral in markten waar kandidaten gewend zijn te kiezen tussen meerdere aanbiedingen. Het helpt ook om het model vast te leggen voordat je begint met sourcen, zodat aanbiedingen niet vertraging oplopen terwijl de structuur nog wordt afgerond.
Volgende stappen
We werken samen met de arbeidsconstructie die je kiest, of dat nu een EOR is of je eigen entiteit. Plan je je eerste aannames in een nieuw land, dan helpen onze lokale recruiters je de markt te begrijpen en vanaf dag één de juiste mensen te bereiken.