Lorsque vous décidez de recruter dans un nouveau pays, l’une des premières questions est de savoir comment vous allez concrètement y employer des personnes. Les deux voies les plus courantes sont le recours à un employer of record ou la création de votre propre entité locale. Les deux peuvent très bien fonctionner. Le bon choix dépend du nombre de personnes que vous prévoyez de recruter, du rythme de ces recrutements et de la durée pendant laquelle vous comptez rester.

Le rôle d’un employer of record

Un employer of record, souvent appelé EOR, est une entreprise qui emploie légalement des personnes pour votre compte dans un pays où vous n’avez pas d’entité. Le salarié travaille pour vous au quotidien, mais c’est l’EOR qui est l’employeur officiel.

L’EOR prend généralement en charge :

  • Des contrats de travail conformes aux exigences locales
  • La paie, la retenue à la source et les cotisations sociales
  • Avantages légaux et assurances obligatoires
  • L’administration RH locale, comme le suivi des congés et les avenants aux contrats

Vous restez responsable de la gestion du travail, de la fixation des objectifs et du choix des recrutements. Vous versez à l’EOR des frais de service en plus des coûts salariaux.

Quand un employer of record est pertinent

D’après notre expérience, un EOR est généralement adapté dans les situations suivantes :

  1. Vous testez un marché. Vous souhaitez recruter quelques personnes et voir comment cela se passe avant de vous engager sur le long terme.
  2. Vous devez avancer vite. Recruter via un EOR peut être beaucoup plus rapide que d’immatriculer une entité, de mettre en place la paie et d’ouvrir des comptes bancaires.
  3. Vous recrutez une ou deux personnes. Pour un petit nombre de recrutements, le coût et l’effort liés à la gestion d’une entité sont souvent difficiles à justifier.
  4. Vous recrutez dans de nombreux pays. Si votre équipe est dispersée, une seule relation avec un EOR peut être plus simple que plusieurs entités.

Quand une entité locale est plus pertinente

Une entité est votre propre société immatriculée dans le pays. Sa création prend plus de temps et elle nécessite un accompagnement continu en comptabilité, paie, juridique et fiscalité. En contrepartie, vous gardez un contrôle total.

Une entité locale mérite généralement d’être envisagée lorsque :

  • Vous prévoyez de constituer une équipe d’une taille significative, pour laquelle les frais d’EOR s’accumulent
  • Vous souhaitez signer des contrats commerciaux locaux, louer des bureaux ou facturer des clients locaux
  • Vous voulez garder la maîtrise totale des conditions d’emploi, des avantages et des politiques RH
  • Vous prévoyez de rester durablement dans le pays

Le seuil à partir duquel une entité devient plus économique varie selon le pays et le prestataire : il vaut donc mieux modéliser les deux options avec un conseiller plutôt que de se fier à une règle empirique.

Risques et points pratiques à vérifier

Quelle que soit la voie choisie, quelques points méritent votre attention :

  • Établissement stable. Avoir des personnes qui travaillent pour vous dans un pays peut, dans certains cas, créer une présence imposable. Faites-vous conseiller sur le plan fiscal, en particulier si des salariés signent des contrats ou génèrent du chiffre d’affaires localement.
  • Requalification des prestataires. Engager des personnes en tant que freelances alors que la relation s’apparente à un emploi salarié peut entraîner des sanctions. Un EOR ou une entité est généralement plus sûr pour des postes à temps plein et de long terme.
  • Propriété intellectuelle. Assurez-vous que les contrats attribuent clairement le travail à votre entreprise, surtout lorsque vous passez par un EOR.
  • Transférer les salariés plus tard. Si vous démarrez avec un EOR puis créez une entité, les salariés devront être transférés. Prévoyez comment cela se déroulera et comment ce sera communiqué.

Les règles en matière d’emploi et de fiscalité diffèrent d’un pays à l’autre et évoluent dans le temps : vérifiez toujours les exigences locales en vigueur auprès d’un conseiller qualifié avant de décider.

La place du recrutement

Le modèle d’emploi influence la manière dont vous recrutez. Les candidats vous demanderont qui est leur employeur, de quels avantages ils bénéficient et quelle est la solidité du dispositif. Être clair sur ce point dès le premier échange crée la confiance, en particulier sur les marchés où les candidats ont l’habitude de choisir entre plusieurs offres. Il est également utile de valider le modèle avant de lancer le sourcing, afin que les offres ne soient pas retardées pendant que la structure se met en place.

Prochaines étapes

Nous travaillons avec la structure d’emploi que vous choisissez, qu’il s’agisse d’un EOR ou de votre propre entité. Si vous préparez vos premiers recrutements dans un nouveau pays, nos recruteurs locaux peuvent vous aider à comprendre le marché et à atteindre les bonnes personnes dès le premier jour.