Pourquoi garder une trace

Les appels d’experts alimentent souvent des décisions qui impliquent des personnes absentes de l’appel. Un comité d’investissement, un comité produit ou un collègue dans un autre pays peuvent vouloir lire exactement ce qui a été dit plutôt que de se fier aux souvenirs de quelqu’un.

Une trace écrite aide aussi votre propre équipe. Il est plus facile de comparer les points de vue de plusieurs appels lorsque vous pouvez les lire côte à côte, et de citer un point avec exactitude dans un rapport ou une présentation.

D’expérience, les équipes qui prévoient l’usage qu’elles feront du matériau avant le début des appels en tirent le meilleur parti. Certaines n’ont besoin que de notes courtes sur les points clés, d’autres veulent une transcription complète de chaque échange.

Comment fonctionne le consentement

L’enregistrement et la transcription ne sont organisés qu’avec l’accord de toutes les personnes concernées. Lorsque nous invitons un expert, nous lui indiquons clairement si un enregistrement ou une transcription est prévu, qui y aura accès et à quelles fins.

  • Le consentement de l’expert est demandé séparément des conditions générales de participation et confirmé avant l’appel.
  • L’accord client précise qui, de votre côté, peut accéder au matériau et comment il est conservé.
  • Droit de refus : un expert peut refuser l’enregistrement et participer quand même si vous acceptez de poursuivre dans ces conditions.

Si le consentement n’est pas donné, l’appel a lieu sans enregistrement ou n’a pas lieu, selon votre préférence.

Formats et gestion

Nous proposons plusieurs formats pour que vous ne payiez que ce que vous utiliserez. Un enregistrement restitue l’échange tel qu’il s’est déroulé. Une transcription intégrale vous en donne une version écrite consultable. Des notes de synthèse dégagent les points essentiels et se lisent plus rapidement.

Pour les appels menés dans une autre langue, nous pouvons fournir une transcription ou des notes en anglais en plus de la version originale. Les documents sont partagés via un canal sécurisé convenu avec vous, et nous ne conservons que le nécessaire pendant la durée que vous fixez.

Lorsque votre organisation dispose de ses propres règles de conservation ou de stockage, nous les appliquons. Si le périmètre d’un projet évolue, nous pouvons ajouter des transcriptions pour les appels suivants sans modifier le contrat ni votre mode de facturation.